Word là một công cụ rất phổ biến và khá quan trọng trong môi trường làm việc hiện nay. Và tất nhiên, mọi người đều cần phải biết cách sử dụng Word một cách cơ bản nhất bằng việc nắm rõ các thao tác đơn giản, thông dụng. Một trong số những thao tác đó là tạo lập mục lục tự động. Vậy bạn đã biết cách tạo mục lục trong word 2016 tự động hay chưa? Nếu chưa hay tham khảo bài viết dưới đây nhé.
Bước đầu tiên trong cách tạo mục lục trong word 2016 là các định cấp độ của mỗi đề mục.
Giống như các trang mục lục sau mỗi cuốn sách, khi tạo mục lục trong word bạn cần phân định rõ ý lớn, ý nhỏ, đề mục nào nằm trong đề mục nào. Điều này sẽ khiến cho việc tìm kiếm thông tin trở nên đơn giản và có tính hệ thống hơn. Vậy làm sao để xác định cấp độ của các đề mục? Bạn sẽ có 2 cách để thực hiện thao tác này.
Cách 1: Sử dụng các thẻ Heading để tạo đề mục
Cách đơn giản nhất giúp bạn phân định các cấp độ đề mục là sử dụng các thẻ Heading trên thanh công cụ. Và đây cũng là một trong những cách tạo mục lục trong word 2016 được sử dụng phổ biến nhất.
Tất cả những gì bạn cần làm là bôi đen đề mục muốn gắn thẻ rồi nhấn chọn vào mục thẻ Heading 1, 2, 3 tương ứng là được. Thẻ Heading 1 sẽ là thư mục lớn nhất và sẽ nhỏ dần về phía sau (2, 3, 4,…)
Sau khi chọn xong thẻ Heading, phông chữ và cỡ chữ có thể bị thay đổi. Lúc này nếu muốn sửa lại bạn chỉ cần click chuột phải vào biểu tượng Heading đó rồi chọn Modify và tiến hành thiết đặt lại định dạng văn bản như ý là được.
Cách 2: Sử dụng Level để đánh dấu các cấp độ của đề mục văn bản
Ngoài việc sử dụng các thẻ Heading, bạn đọc có thể sử dụng Level để thay thế cho thao tác này. Muốn sử dụng Level trong bước này, bạn sẽ cần thực hiện như sau:
- Bôi đen toàn bộ nội dung đề mục bạn muốn gắn thẻ Level
- Ở phần giao diện phái trên thanh công cụ bạn hãy điều hướng con trỏ chuột, chọn tab References.
- Hoàn tất thao tác trên, nội dung phía dưới thanh công cụ sẽ hiển thị chi tiết các mục của References. Nhiệm vụ của bạn là nhấn chọn vào mục Add Text trong nhóm nội dung Table of contents.
- Lúc này sẽ có các mức độ Level 1, 2, 3 hiển thị, bạn chỉ cần chọn vào mức độ phù hợp với nội dung đề mục vừa bôi đen là được.
Theo mặc định sẽ chỉ có 3 cấp độ level hiển thị cho bạn lựa chọn. Tuy nhiên trong trường hợp bạn có các đề mục nhỏ hơn và muốn gắn các cấp độ level nhỏ hơn, bạn hãy tạo thêm cấp độ level bằng chuỗi các thao tác sau đây:
- Điều hướng đến tab References
- Nhấn chọn mục nội dung Table of contents
- Nhấn chọn vào mục Custom Table of Content ở phía dưới menu chi tiết hiển thị
- Hoàn tất thao tác trên, một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Nhiệm vụ của bạn là thay đổi số level bạn muốn tạo vào khung Show level >> nhấn chọn OK là được.
Bước 2: Tiến hành tạo lập mục lục tự động trong Word 2016.
Sau khi đã tiến hành phân định các mức độ đề mục bạn sẽ kết thúc cách tạo mục lục trong word 2016 bằng cách Show mục lục tự động đó ra.
“Xuất” nội dung mục lục cho bản word
Muốn thực hiện điều này, bạn hãy thực hiện đúng theo trình tự các chuỗi thao tác dưới đây:
- Đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn tạo mục lục cho Word. Thường thì mọi người sẽ chọn ở trang đầu văn bản hoặc trang cuối văn bản.
- Tiếp theo đó, bạn nhấn chọn tab references mà ở bước 1 chúng ta đã sử dụng nó để gắn level cho đề mục.
- Sau khi chi tiết các mục tùy chọn trong tab này hiển thị, bạn hãy nhấn chọn mục Table of Contents. Lúc này, các định dạng mục lục (hình thức trình bày) sẵn có sẽ xuất hiện. Bạn chỉ cần nhấn chọn vào kiểu hình thức mình mong muốn là mục lục sẽ được hoàn tất hiển thị trên trang Word.
Điều chỉnh hình thức mục lục theo ý muốn
Trên đây chúng ta đã hoàn tất tạo lập mục lục trong word 2016 rồi. Tuy nhiên, nếu bạn không hài lòng với những kiểu hình thức sẵn có này, bạn có thể thực hiện một vài tùy chỉnh để tạo ra kiểu định dạng như ý:
- Tại mục table of contents bạn vừa nhấn chọn, thay vì click vào 1 trong các hình thức trình bày mục lục hiển thị bạn hãy nhấn chọn Custom Table of Contents.
- Sau khi một hộp thoại mới hiển thị, bạn hãy điều hướng đến tab Table of contents. Tại đây bạn sẽ có 3 lựa chọn để điều chỉnh hình thức mục lục. Cụ thể:
- Show page numbers: hiển thị số trang tương ứng với nội dung đề mục
- Right align page numbers: Hiển thị số trang tương ứng với nội dung đề mục ở sát lề phải.
- Tab leader: Sử dụng hình thức đóng hàng giữa nội dung đề mục và số trang (thường là một chuỗi các dấu chấm).
Các bạn cũng có thể xem video hướng dẫn chi tiết dưới đây,
Như vậy là chúng tôi đã vừa hướng dẫn xong cho bạn đọc cách tạo mục lục trong word 2016 một cách chi tiết. Mặc dù nhìn nội dung có vẻ dài tuy nhiên khi đọc kỹ hướng dẫn và áp dụng vào thực hiện thao tác, bạn sẽ thấy rằng mọi thứ rất nhanh chóng và đơn giản đấy. Mong rằng qua đây bạn sẽ tích lũy thêm cho mình một kiến thức tin học hữu ích để phục vụ tốt hơn cho công việc của mình nhé.
