Excel cũng giống như Word, chúng đều là những công cụ làm việc văn phòng rất quan trọng và cần thiết. Mọi người đều nên thông thạo trong việc sử dụng các công cụ này để giúp nâng cao hiệu quả công việc và đơn giản hóa các thao tác cần thực hiện. Vậy bạn đã biết cách xóa dòng trống trong excel sao cho đúng hay chưa? Cá là không nhiêu người có thể khẳng định là có đâu nhé!
Hướng dẫn bạn đọc cách xóa dòng trống trong excel có cột chính chuẩn nhất.
Thường thì khi xóa dòng trống trong một bảng tính excel, nhiều người sẽ tiến hành thực hiện thao tác bôi đen để chọn dòng trống đó rồi chọn Del để xóa nó đi. Tuy nhiên đây hoàn toàn không phải là một thao tác chuẩn xác, nó không thể áp dụng trong tất cả các trường hợp và thậm chí còn “ngốn” khá nhiều thời gian cho bạn.
Chính vì vậy, ngay sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn đọc cách xóa dòng trống trong excel có cột chính đơn giản nhất và “chuẩn bài” nhất.
Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu bảng tính trong excel
Bước đầu tiên bạn cần thực hiện để xóa bỏ những dòng trống trong một bảng tính excel có cột chính (các thông tin được gióng theo cột đó) chính là nhấn chọn toàn bộ nội dung bảng.
Muốn thực hiện thao tác này bạn chỉ cần sử dụng 1 trong hai tổ hợp các phím tắt sau đây:
- Lựa chọn đầu tiên: tổ hợp Ctrl + Home
- Lựa chọn thứ hai: tổ hợp Ctrl + Shift + End.
Bước 2: Thao tác với tab Data trên thanh công cụ
Sau khi hoàn tất việc chọn tất cả nội dung bảng tính ở bước 1, sang đến bước thứ hai bạn cần thêm AutoFilter vào bảng tính. Để thực hiện thao tác này, bạn chỉ cần giữ nguyên phần bôi đen, đi chuột nhấn chọn vào tab Data. Khi các tùy chọn chi tiết của tab này hiển thị, bạn hãy nhấn chọn vào mục Filter (biểu tượng là cái phễu lọc).
Bước 3: Tiến hành thực hiện xóa dòng trống trong bảng tính excel
Thực hiện xong hai thao tác trên, ở bước thứ 3 này, bạn sẽ cần tiến hành làm một chuỗi các thao tác liên tiếp để xóa dòng trống trong excel một cách toàn diện nhất, “chuẩn bài” nhất. Cụ thể các chuỗi thao tác này sẽ được thực hiện theo trình tự như sau:
Thao tác với cột chính trong bảng tính
Tại cột chính trong trang tính, bạn có thể chọn ngay cột dữ liệu đầu tiên ở phái bên trái bảng tính. Như ví dụ dưới đây thì chúng tôi chọn cột Cus#. Tại cột này, chúng ta sẽ nhấn chọn vào biểu tượng mũi tên mở rộng trong khung cột. Lúc này hàng loạt các nội dung trong menu sẽ hiển thị. Nhiệm vụ của bạn sẽ là:
- Nhấn bỏ chọn trước khung Select All
- Kéo con trỏ chuột xuống phía dưới và nhấn chọn mục Blanks
- Cuối cùng bạn chọn OK.
Lọc tất cả dữ liệu và xóa dòng
Tiến hành lọc tất cả dữ liệu bằng cách nhấn chọn Ctrl Home >> chọn Ctrl + Shift + End.
Tiếp theo bạn hãy nhấn chuột phải vào vị trí ô bất kỳ trong vùng dữ liệu >> chọn Delete Row để xóa dòng. Lúc này sẽ có 1 thông báo xác nhận hiển thị, bạn hãy chọn mục OK.
Cuối cùng bạn chỉ cần nhấn chọn lại tab Data >> chọn Clear để bỏ chức năng lọc là hoàn tất thao tác.
Hướng dẫn cách xóa dòng trống trong excel không có cột chính
Trong trường hợp bảng tính excel không có cột chính thì bạn sẽ xử lý xóa dòng trống trong excel như thế nào?
Bước 1: Thêm cột Blanks vào bảng dữ liệu
Bước đầu tiên bạn cần làm là thêm một cột Blanks vào cuối bảng dữ liệu (ở phía bên phải của giao diện) đang hiển thị.
Sau khi đã thêm cột bằng cách đặt tên cho nó, tại ô đầu tiên ở dưới vị trí tên cột, bạn hãy nhập công thức đếm ô của vùng chứa dữ liệu. Như trong ví dụ dưới đây công thức của chúng tôi là COUNTBLANK(A2;C2).
Khi nhập xong công thức ở dòng đầu tiên, bạn hãy sử dụng thao tác sao chép nhanh dữ liệu trong excel bằng cách kéo dài góc ô dữ liệu đó xuống phía dưới và kết quả hiển thị như sau:
Bước 2: Thao tác với cột chính blanks và xóa dòng trống đơn giản
Hoàn tất bước 1 là chúng ta đã có một cột chính rồi và cột chính này chính là cột Blanks mà chúng ta vừa tạo. Sau khi đã có cột chính, bạn chỉ cần lặp lại những thao tác đã được hướng dẫn rất kỹ phía trên kia là sẽ xóa ngay được các dòng trống một cách dễ dàng. Chúng ta sẽ cùng điểm nhanh lại những thao tác này nhé:
- Nhấn chọn mũi tên mở rộng ở cột chính >> bỏ chọn Select All >> chọn Blanks
- Nhấn chọn tổ hợp phím tắt Ctrl + Home >> nhấn chọn tiếp tổ hợp Ctrl + Shift + End.
- Nhấn chọn vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu bằng chuột phải >> Delete Row.
Sau khi đã xóa xong các ô trống trong vùng dữ liệu, bạn hãy xóa cột phụ Blanks mà chúng ta đã tạo lúc đầu đi nhé. Và bạn cũng đừng quên tắt bỏ chức năng lọc bằng cách nhấn chọn tab Data >> chọn Clear nhé.
Video hướng dẫn chi tiết cách làm,
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách xóa dòng trống trong excel chuẩn xác nhất và chi tiết nhất dành cho bạn đọc. Hy vọng rằng đây sẽ là một nguồn thông tin hữu ích giúp bạn nắm thêm được một kiến thức tin học cơ bản và cần thiết để phục vụ tốt hơn cho hiệu quả công việc của mình. Bạn hãy đọc thật kỹ các bước chỉ dẫn trong bài viết và thao tác nháp để ghi nhớ rõ hơn quy trình thực hiện nhé.
